Віддалена робота – усе, що потрібно для роботи з дому

Все більше українців вирішують виконувати бізнес-завдання з дому, якщо можуть і хочуть. У цій статті ми представляємо переваги та недоліки віддаленої роботи, як для працівника, так і для роботодавця.

Про що слід пам’ятати, коли за бажанням чи необхідністю виконуєте свої професійні обов’язки вдома? Дистанційна робота – майбутнє? І чи правда, що ця форма має лише переваги? У той час, коли великі компанії, такі як Meta, X (колишній Twitter) або навіть Zoom, замовляють повернення в офіс або гібридну роботу, віддалена робота відійшла в тінь. Перевірте, що вам потрібно для домашнього офісу, щоб підвищити вашу продуктивність і результати вашої команди.

Що таке віддалена робота? Хто може працювати вдома?

Віддалена робота – або іншими словами: дистанційна робота – означає, що професійні обов’язки виконуються не в офісі чи іншій штаб-квартирі компанії, а вдома чи в інших місцях. Це має багато переваг – як для працівника, так і для роботодавця, але також має свої обмеження.

По-перше, ця форма доступна не всім. Важко уявити, щоб співробітник, який підтримує прямий (фізичний) контакт з клієнтом, виконував ділові завдання з дому.

Проте програмісти, графічні дизайнери, архітектори, редактори, журналісти, перекладачі, бухгалтери та спеціалісти з телемаркетингу можуть працювати в режимі домашнього офісу . І все частіше вони працюють саме так. Також популярна гібридна робота – наприклад, 2 дні в офісі та 3 в домашньому офісі. Після пандемії все більше роботодавців вирішують запровадити цю систему назавжди.

Звіт Міжнародної організації праці показує, що в більш ніж половині країн Європейського Союзу кожен п’ятий працівник працює віддалено (принаймні певною мірою). У Польщі цей показник становить трохи менше 20%. Лідерами є данці, голландці, шведи та американці – з результатом понад 30% .

Все більше людей вирішують працювати дистанційно, і при пошуку нової роботи це є одним із факторів, що вирішує прийняти або відхилити пропозицію .

Роботодавці все частіше надають таку можливість, тим більше, що завдяки розвитку нових технологій і прискореного Інтернету в багатьох випадках ніщо не стоїть на заваді.

Робота з дому – що потрібно знати

Якщо ми хочемо комфортно та ефективно працювати вдома, нам знадобляться спеціальні програми та послуги . Завдяки їм ми зможемо підтримувати зв’язок з колегами та роботодавцями, обмінюватися інформацією та файлами, створювати та редагувати документи та організовувати роботу.

Організація роботи – ваша та команди

Коли вся команда на місці, організація роботи може не бути проблемою. Зовсім інакше виглядає, коли кожен працівник працює вдома. На щастя, існують спеціальні програми, які значно полегшують управління проектами.

Завдяки додаткам для організації роботи набагато простіше ставити завдання відповідним людям, складати плани роботи на день, тиждень і довше, контролювати хід їх виконання.

Trello

Чудовим прикладом такої програми є Trello . Спочатку ми створюємо дошку, місце, де буде розміщена вся інформація про проект. Потім ми створюємо списки з кроками, тобто наступними завданнями, які потрібно виконати. Кожному такому елементу ми можемо призначити дату і ввести опис, а потім обмінятися коментарями. Хоча спочатку все може здатися складним, вам потрібно пройти лише один проект, щоб оцінити, наскільки корисним є цей інструмент.

Млява

Цікавою альтернативою Trello є Slack . Ця платформа базується передусім на комунікації – вона дозволяє створювати т. зв канали, де ви можете спілкуватися та збирати всю інформацію та файли, пов’язані з певним проектом, командою чи темою. Це шанс все впорядкувати і завжди бути в курсі подій.

Залишайтеся на зв’язку – електронної пошти недостатньо

Ще одна важлива група додатків для віддаленої роботи – це месенджери. Вони дозволяють залишатися на постійному контакті з колегами та начальством або вести розмови з діловими партнерами та клієнтами. Використовуючи їх, ви можете організовувати зустрічі, презентації та конференції та брати участь у них.

Microsoft Teams/Skype

Протягом багатьох років одним із найпопулярніших месенджерів у бізнес-середовищі був Skype , але його власник заохочує вас використовувати іншу програму зі свого каталогу, а саме Microsoft Teams . Це передова та надійна платформа для відеоконференцій, телефонних дзвінків і миттєвих текстових повідомлень. Коротше кажучи, ви знайдете все, що вам потрібно для ефективної командної комунікації, незалежно від того, де кожна людина перебуває.

Google Hangouts

Заслуговує на увагу альтернатива Google Hangouts і, перш за все, Hangouts Meet . Це простий у використанні та потужний додаток для проведення відеодзвінків та онлайн-зустрічей. Повна інтеграція з мобільними системами та легкий обмін запрошеннями (через електронну пошту чи календар) є іншими важливими перевагами цієї програми.

Хмара – відкриття, обмін, створення та редагування файлів

Донедавна працювати віддалено та обмінюватися документами було важко. Однак тепер, завдяки хмарним дисковим службам, ми можемо мати постійний доступ до файлів і проектів компанії, які постійно оновлюються всіма членами команди. Ми можемо ділитися, відкривати, редагувати їх, і внесені зміни будуть негайно видимі для команди. Важливо, що доступ до них матимуть лише певні люди після входу в обліковий запис.

У цій програмі добре працює пакет Microsoft 365 , який містить усі ключові компоненти цього офісного програмного забезпечення – від текстового процесора Word, електронної таблиці Excel до засобу створення презентацій PowerPoint. Важливо, що він забезпечує постійну синхронізацію з хмарою, щоб усі члени команди завжди мали актуальні версії файлів. Ми, у свою чергу, маємо актуальні версії програм, що входять до цього пакету, на всіх наших пристроях.

Диск Google

Другий дуже відомий сервіс — це хмарний диск Google Drive і набір онлайн-офісних програм Google Docs . Їхній функціонал такий же широкий, як і у компонентів MS Office. Вони ідеальні, коли над одним документом працюють кілька людей одночасно.

Додамо, що і Microsoft Office 365, і Google Docs працюють на комп’ютерах і мобільних пристроях.

TeamViewer

Нарешті, ми також хотіли б згадати Team Viewer . Завдяки цьому наш колега з технічної групи може взяти на себе дистанційне керування нашим комп’ютером і усунути неполадку, яка його турбує, так само, як якщо б ми були з ним в одному офісі.

Ви працюєте вдома – це обладнання полегшить вам роботу

Програми – це одне, але хороше обладнання теж корисно. Завдяки цьому робота вдома буде такою ж зручною та ефективною, а може, й ефективнішою, ніж коли ми виконуємо завдання в офісі. Що нам знадобиться?

Додатковий монітор – зручніше працювати

Хорошим рішенням, наприклад, для ноутбука, може бути придбання монітора, який розширює робочу зону . Це особливо цінують люди, які редагують тексти чи аркуші, а також ті, хто обробляє графіку чи відео. Вихідні тексти можуть відображатися на одному екрані, а вікно редактора або інструменти редагування – на іншому.

Навушники (для розмов, а також для концентрації)

У випадку дистанційної роботи часто можуть відбуватися відеоконференції або віддалені зустрічі . Тому гарною ідеєю буде оснастити ваш набір навушниками з мікрофоном . Накладна чи вкладисна модель не має великого значення, якщо вона зручна у використанні.

Найкраще працюватиме обладнання з сертифікатом адаптації до голосового зв’язку, наприклад, Skype або Discord, але це не обов’язкова вимога.

Навушники також стануть у пригоді, щоб отримати трохи приватності та зосередитися. Важко зосередитися, коли вдома метушиться кілька людей і галасують діти. З навушниками це набагато простіше .

Хороший роутер і швидкий інтернет (також мобільний)

Для ефективної роботи в Інтернеті потрібне хороше підключення до мережі : швидке та надійне. Якщо інтернет-провайдер може забезпечити таке підключення, наше єдине завдання – забезпечити обладнання, яке не буде обмежувати його, тобто хороший роутер.

Варто звернути увагу на дві особливості: наявність гігабітного порту WAN і (оптимально) дводіапазонного Wi-Fi в стандарті AC.

Альтернативою також є 4G LTE-роутер із SIM-картою. Мобільні оператори наразі пропонують великі пакети Інтернету або навіть необмежений доступ до мережі, що важливо у випадку віддаленої роботи. Додаткове, окреме підключення до Інтернету також забезпечує вільний доступ до мережі всім домочадцям одночасно.

Якщо необхідно, ми також можемо скористатися мобільним Інтернетом в іншому місці, якщо ми не можемо працювати вдома.

Клавіатура та миша для комп’ютера (і ноутбука)

Віддалена робота зазвичай означає довгі години, проведені перед екраном. Тому віддалений співробітник повинен подбати про ергономіку свого робочого місця. Одним з його елементів є підбір відповідної периферії для комп’ютера. Необхідні зручна клавіатура з підставкою для зап’ястя та ергономічна миша з хорошою накладкою.

При роботі на ноутбуці також стане в нагоді мишка . Незважаючи на те, що вбудований тачпад може замінити його, це набагато менш зручно в довгостроковій перспективі, тому миша стає необхідністю.

Джерело безперебійного живлення ДБЖ для ПК

Джерела безперебійного живлення (UPS) – це те, без чого не обійтися під час роботи за настільним комп’ютером. коли вдома раптово вимикається електроенергія, це може призвести до втрати даних і збережених файлів. В офісах часто є власні джерела безперебійного живлення, але мало хто замислюється про таке рішення для домашнього офісу.

Як вибрати ДБЖ для комп’ютера? Вибираючи ДБЖ для дому чи офісу, слід звернути увагу на його застосування (окремий блок живлення або для RACK-шаф), потужність, напругу та частоту струму батареї. Детальніше про те, як вибрати ДБЖ, читайте в статті Яке джерело аварійного живлення для дому, компютера та сервера?Можна лише сказати, що немає нічого гіршого, ніж втрата важливих даних під час роботи вдома.

ПК чи ноутбук? На чому краще працювати вдома?

Основним знаряддям праці є комп’ютер. Незалежно від того, настільний чи портативний комп’ютер, важливо, щоб він забезпечував достатню продуктивність для роботи . Через велику кількість місця, яке ми маємо вдома, найчастіше вибираємо ноутбук, який також можна спакувати та взяти з собою, наприклад, в офіс, якщо це необхідно.

Звичайно, конкретна специфікація залежить від типу завдань, які необхідно виконати. Для роботи в офісі достатньо середньостатистичного ПК, а от для обробки графіки знадобиться обладнання з компонентами вищого класу.

Для безпеки даних компанії також важливо, щоб була встановлена ​​легальна та актуальна операційна система та, за бажанням, найновіше антивірусне програмне забезпечення .

За посиланнями нижче ви знайдете всю інформацію, необхідну для правильного вибору комп’ютера та ноутбука, а також плюси та мінуси кожного з них.

Сідайте зручно

Також варто подбати про зручне крісло та ергономічний письмовий стіл . У цьому відношенні ви маєте повну свободу. Найголовніше, що ми сидимо прямо і можемо працювати без дискомфорту певну кількість годин.

Хорошим рішенням може стати ігрове крісло , що пропонує широкі можливості регулювання – висоти, нахилу і положення підлокітника.

Слідкуйте за здоров’ям і безпекою також вдома

Те, що начальник або інспектор з охорони праці цього не бачить, не означає, що можна нехтувати чистотою на робочому місці. Подбати про це варто не тільки для власного комфорту, а й для безпеки.

Йдеться не лише про чищення офісного обладнання (наприклад, за допомогою вологих серветок, дезінфікуючих серветок або стисненого повітря ), а й про впорядкування документів за допомогою аксесуарів, таких як швидкозшивачі або папки.

Переваги та недоліки віддаленої роботи

Наостанок варто сказати, що віддалена робота – це не тільки свобода та переваги, але й маса незручностей. Якщо ми хочемо прийняти рішення про дистанційну роботу за власним бажанням, добре спочатку розглянути всі «за» і «проти».

Переваги віддаленої роботи

• Це (у більшості випадків) перш за все спокійні години, коли ми виконуємо свої обов’язки . Якщо ми вважаємо за краще спати довше – не біда. Якщо нам теж потрібно подрімати вдень. Ми повинні виконувати свої зобов’язання, але як ми це плануємо, залежить від нас. Дрес-код також більш вільний – хоча дослідження показують, що працювати в піжамі не варто.
• Тому що вам не обов’язково сидіти в офісі з 9 ранку до 17 години вечора, ви можете легко вирішувати справи в місті та в офісах , час роботи яких часто збігається з нашим. Робота, на яку ми точно не запізнимося.
• Дистанційна робота також означає економію часу та грошей для працівника . Людина не витрачає час на дорогу на роботу та з роботи, в тому числі на стояння в заторах у години пік, ані гроші на дорогу чи їжу поза домом. У свою чергу, роботодавець може дозволити собі, наприклад, менший офіс.
• Більше часу для себе також означає більше задоволення від життя та більшу мотивацію для ефективної роботи .
• Останнє також є перевагою для роботодавця, який також може розраховувати на зниження витрат на ведення бізнесу , які зазвичай генеруються співробітником в офісі.
• З 2023 року ви маєте право на грошову надбавку за дистанційну роботу – вартість покриває роботодавець.

Недоліки віддаленої роботи

• Віддалений співробітник повинен забезпечити належні умови праці в домашньому офісі. Адже він вдома і йому ніхто не налаштує потрібну атмосферу чи порядок.
• Відсутність боса чи менеджера за вашою спиною означає, що працівник повинен контролювати себе та забезпечити належний рівень мотивації. Самодисципліна може бути серйозною проблемою, особливо якщо ви не подбаєте про те, щоб усунути відволікаючі фактори, які ефективно знижують концентрацію.
• Ненормований робочий день у поєднанні з відсутністю самодисципліни також може бути проблемою . Це може призвести до ліні або ситуації, коли ви насправді постійно на роботі. Відсутність балансу між роботою та життям спричиняє зниження мотивації та ефективності.
• Відсутність контакту з іншими людьми також може негативно позначитися на психічному стані віддаленого співробітника . Тому йому слід обов’язково зустрітися з друзями після роботи.
• Крім усього цього, є ще питання довіри роботодавця до працівника . Перший не може повністю контролювати роботу свого підлеглого – він може лише оцінювати її результати. Те саме стосується безпеки даних компанії. Варто, однак, додати, що у 2023 році уряд вирішив систематизувати норми щодо віддаленої роботи, і незабаром ми зможемо побачити наслідки цього.
• По-перше, віддалена робота не для всіх. Однак, якщо ми можемо добре спланувати свій день і самоконтроль не є проблемою, ми дійсно можемо цінувати свободу і мати більше часу для наших близьких або для наших хобі.